Politique de maintenance et de récupération des systèmes de stockage sur batteries Solis

Politique de maintenance et de récupération des systèmes de stockage sur batteries Solis

1. Purpose

L’objectif de cette politique est de définir les exigences de Solis concernant le stockage, la maintenance, l’inspection, la récupération et la prise en charge au titre de la garantie des batteries et des produits alimentés par batterie stockés dans les locaux de Solis ou installés chez les clients. 

Cette politique garantit :

• Le maintien des performances et de la sécurité des batteries pendant toute la durée de leur stockage.
• Une gestion des stocks permettant de minimiser la dégradation liée à un stockage prolongé.
• Une définition claire des responsabilités.
• La mise à disposition des clients d’informations claires concernant l’entretien des batteries et les conditions de garantie.
• Une prise de décision cohérente concernant la récupération et le remplacement des batteries.

2. Champ d’application

Cette politique s’applique à :

• Toutes les batteries stockées dans les entrepôts, centres de service et autres sites de stockage de Solis.
• Tous les produits alimentés par batterie détenus en stock.
• Les produits neufs en attente de commercialisation.
• Les produits retournés contenant des batteries.
• Tous les employés de Solis impliqués dans les achats, la gestion des stocks, le stockage, le service après-vente, les ventes et le support client.

3. Politique générale 

Les batteries sont des composants consommables qui se déchargent naturellement au fil du temps. Lorsqu’elles sont stockées pendant de longues périodes sans recharge de maintenance, elles peuvent subir une réduction de leur capacité, une dégradation de leurs performances, voire une défaillance permanente.

Solis mettra en œuvre des pratiques de stockage et de maintenance visant à préserver l’état de santé des batteries tant que les stocks restent sous le contrôle de Solis.

Lorsque cela est techniquement possible et peut être réalisé en toute sécurité, les batteries qui se sont déchargées pendant leur stockage pourront faire l’objet d’une évaluation et, le cas échéant, d’une procédure de récupération. La récupération n’est pas garantie et sera réalisée conformément aux consignes de sécurité et aux recommandations du fabricant.

4. Responsabilités

Équipe des opérations et de la gestion des stocks

L’équipe des opérations et de la gestion des stocks est chargée de :

• Stocker les batteries conformément aux recommandations du fabricant.
• Maintenir des conditions environnementales appropriées.
• Gérer l’ancienneté des stocks selon la méthode FIFO (First In, First Out – premier entré, premier sorti).
• Effectuer des inspections périodiques des batteries.
• Organiser les recharges de maintenance lorsque cela est nécessaire.
• Signaler et faire remonter les batteries présentant des signes de dégradation.

Le service après-vente est chargé de :

• Évaluer les batteries signalées comme étant en décharge profonde.
• Déterminer si une récupération peut être effectuée en toute sécurité.
• Consigner toutes les tentatives de récupération ainsi que leurs résultats.
• Recommander le remplacement lorsque la récupération est impossible ou économiquement non viable.
• Examiner les demandes de prise en charge au titre de la garantie liées aux batteries.
• Déterminer l’éligibilité des demandes conformément aux conditions de garantie.
• Faire remonter les dossiers litigieux ou nécessitant une décision spécifique, le cas échéant.

L’équipe commerciale et produit est chargée de :

• Veiller à ce que les clients reçoivent les informations appropriées concernant le stockage et la maintenance des batteries.
• Communiquer les exigences relatives à l’entretien des batteries applicables en cas de stockage prolongé.
• Ne formuler aucune déclaration ou promesse concernant la garantie en dehors des conditions et documents de garantie officiellement approuvés.
• Équipe Service Client

5. Exigences de stockage

Toutes les batteries doivent être stockées :

• Dans un environnement propre et sec.
• À l’abri de la lumière directe du soleil.
• Dans les limites de température recommandées par le fabricant : 10 °C à 25 °C.
• À l’abri de l’humidité et des environnements corrosifs.
• Conformément à l’ensemble des réglementations de sécurité applicables.

Lorsque cela est spécifié par Solis, les batteries doivent faire l’objet d’une charge de maintenance à intervalles définis.

Le stock doit être contrôlé régulièrement afin d’identifier les produits approchant de leur échéance de charge de maintenance.

6. Gestion des stocks

Afin de minimiser la dégradation des batteries :

• La rotation des stocks doit être appliquée dans la mesure du possible.
• L’ancienneté des stocks doit être contrôlée chaque mois.
• Les stocks dépassant les durées de stockage recommandées doivent être identifiés et faire l’objet d’un contrôle.
• Les produits approchant de la durée maximale de stockage doivent être prioritaires pour la vente, l’inspection technique ou la réalisation d’une charge de maintenance.

7. Procédure de récupération des batteries

Lorsqu’une batterie est identifiée comme étant en état de décharge excessive :

• La batterie doit être mise en quarantaine et inspectée.
• Un technicien qualifié doit évaluer si sa récupération peut être réalisée en toute sécurité et dans des conditions techniquement appropriées.
• Toute tentative de récupération doit être effectuée exclusivement à l’aide de chargeurs et de procédures approuvés.
• Les tentatives de récupération doivent être consignées dans les dossiers de maintenance.
• Les batteries ne pouvant pas être récupérées ou présentant des signes de détérioration doivent être retirées du service et éliminées conformément aux réglementations environnementales en vigueur.

En aucun cas, le personnel ne doit tenter d’appliquer une méthode de récupération qui n’a pas été approuvée par le fabricant de la batterie ou de l’équipement. 

8. Conditions de garantie 

Batteries sous la responsabilité de Solis 

Lorsqu’une batterie devient inutilisable en raison d’une mauvaise gestion des stocks, du non-respect des exigences de charge de maintenance ou d’une durée de stockage prolongée alors qu’elle est sous la responsabilité de Solis, Solis déterminera les mesures correctives appropriées. Celles-ci pourront notamment inclure le remplacement de la batterie avant sa vente. 

Batteries appartenant aux clients 

Les défaillances de batteries résultant notamment des situations suivantes :

• d’un stockage prolongé ;
• d’un défaut de maintien de la charge ;
• d’une décharge profonde ;
• de conditions de stockage inappropriées ;
• de l’absence de charge de maintenance requise ;

ne sont normalement pas considérées comme des défauts de fabrication et ne sont donc pas couvertes par la garantie, sauf indication contraire expresse.

La prise en charge au titre de la garantie reste soumise aux conditions générales et dispositions applicables au produit vendu.

9. Communication avec les clients

Lorsque cela est applicable, Solis doit fournir aux clients les informations suivantes :

• Les conditions de stockage recommandées.
• Les exigences relatives aux charges de maintenance.
• Des indications concernant la durée de stockage maximale prévue des batteries.
• Les exclusions de garantie liées à un stockage ou à une maintenance inappropriés.

Ces informations peuvent être communiquées par l’intermédiaire des supports suivants :

• Les manuels d’utilisation.
• La documentation produit.
• Les conditions et déclarations de garantie.
• Les supports commerciaux.
• Les communications du support technique.

10. Enregistrements et archivage

Les documents et enregistrements suivants doivent être conservés :

• Les rapports d’inspection des batteries.
• Les enregistrements des charges de maintenance.
• Les décisions relatives aux demandes de garantie dans Freshdesk.
• Les documents relatifs à l’élimination des batteries.

Ces documents doivent être conservés conformément aux exigences de Solis en matière de conservation et d’archivage des documents.

11. Exceptions

Toute dérogation à la présente politique doit être approuvée par le responsable des opérations et faire l’objet d’une documentation précisant les motifs et les justifications nécessaires.

12. Révision de la politique

La présente politique doit être réexaminée chaque année ou à la suite de l’un des événements suivants :

• Évolution de la technologie des batteries.
• Modification des exigences du fabricant.
• Survenue d’un incident significatif lié à la garantie.
• Évolution de la réglementation applicable au stockage ou à l’élimination des batteries.

Principe clé

Tant que les batteries restent sous la responsabilité de Solis, Solis est responsable de leur maintien conformément aux exigences de stockage définies par le fabricant.

Dès lors que les batteries sont livrées au client, la responsabilité de leur stockage et de leur maintenance est transférée au client. Les défaillances de batteries résultant d’un stockage prolongé, d’une décharge profonde ou d’un défaut de maintien de la charge ne sont alors pas considérées comme des défauts couverts par la garantie, sauf disposition contraire expressément prévue dans les conditions de garantie du produit.